En 2021, se aprobó una nueva normativa para los TPV (y otras soluciones de facturación y gestión de la contabilidad), conocida como la Ley Antifraude 11/2021. En esta ley, se introdujeron una serie de importantes cambios para combatir el fraude.
Uno de los cambios introducidos más importantes ha sido la obligación de que todas las soluciones de facturación, contabilidad y gestión cumplan ciertos requisitos técnicos de funcionamiento. Por ejemplo, no deben dejar a los usuarios modificar las facturas ni los registros de transacciones una vez emitidos.
En diciembre de 2023, se aprobó el reglamento de la ley, conocido como Reglamento VeriFactu, en el que se matizaron y definieron estos requisitos de funcionamiento.
Pero, ¿cómo te afecta todo esto? ¿Qué cambios deberás introducir en tu bar?
En el siguiente artículo, veremos cómo afectará a tu bar VeriFactu, qué cosas van a cambiar en el sector de la hostelería y restauración y qué software usar.
Además, tenemos otros artículos sobre VeriFactu que creemos que podrían resultarte de interés:
- Guía completa sobre VeriFactu: Es nuestro artículo más completo sobre VeriFactu, en el que aunamos la información de todos los artículos.
- Qué es VeriFactu exactamente: Damos una explicación sobre qué es VeriFactu y en qué consiste, entrando mucho más en detalle en su definición e implicaciones.
- Quién está obligado a usar VeriFactu: Vemos qué negocios exactamente están obligados a utilizar software que cumpla con VeriFactu, pero, también vemos que negocios NO están obligados a ello.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu: Vemos cuándo entrarán las principales obligaciones de la normativa en vigor y las fechas de aplicación para cada uno de los distintos colectivos contemplados en la ley.
- Software TPV VeriFactu: Si eres dueño de un bar (o de cualquier otro negocio), será fundamental que cuentes con un software que cumpla con todos los requisitos de funcionamiento técnico establecidos en VeriFactu. De lo contrario, podrías enfrentarte a severas sanciones. En este artículo, vemos qué tener en cuenta a la hora de elegir un software TPV y, además, te hacemos una recomendación sobre cuál usar y por qué: helloCash. Más específicamente, puedes ver por qué nuestro software TPV para bares es una de las mejores opciones aquí.
Índice – Cómo afecta VeriFactu a tu bar
- ¿Qué es VeriFactu exactamente y por qué afecta a los bares?
- ¿Cuándo entran en vigor las nuevas regulaciones?
- Cambios clave y nuevas obligaciones bajo VeriFactu.
- Digitalización obligatoria de las ventas.
- Integridad y trazabilidad de las facturas.
- Comunicación con Hacienda.
- Sanciones por incumplimiento.
- Pasos para adaptar tu bar a VeriFactu.
- Conclusión.
¿Qué es VeriFactu exactamente y por qué afecta a los bares?
El término VeriFactu se utiliza popularmente para hacer referencia a varias cosas. Por un lado, hace referencia al nuevo tipo de sistemas de facturación que cumplen con los requisitos de funcionamiento técnico establecidos por la Agencia Tributaria española en el marco de la Ley Antifraude 11/2021.
El objetivo de estos requisitos es garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas y de las transacciones.
Entre otros, se busca evitar la manipulación de ventas (“doble contabilidad” o ventas en B) obligando a que cada transacción quede registrada de forma inalterable y verificable.
Por otro lado, VeriFactu hace referencia a la ley y conjunto de normativas per se.
VeriFactu afecta a todos los negocios que emiten facturas en España, incluyendo a los bares y restaurantes, sectores en los que tradicionalmente se han utilizado sistemas de cobro y gestión simples y que han sido considerados de alto riesgo de fraude.
Los bares deberán actualizar sus sistemas de cobro para adaptarse a VeriFactu, cambiando la forma en que emiten tickets y facturas.
¿Cuándo entran en vigor las nuevas regulaciones?
El marco legal de VeriFactu ya está en marcha, pero su obligatoriedad se ha planificado de forma escalonada para dar tiempo a los bares a adaptarse.
Ya hay fechas límite comunicadas oficialmente para la entrada en vigor, no obstante, estas todavía podrían cambiar.
Para las empresas, la fecha límite es el 1 de enero de 2026, mientras que para los autónomos es el 1 de julio de 2026. A partir de estas fechas límite, si no hay más cambios, estarán obligados a utilizar software que cumpla con VeriFactu y a cumplir con las nuevas normativas de emisión de facturas verificables.
Estas fechas son oficiales, pero no definitivas, todavía son susceptibles de ser modificadas de nuevo.
Cambios clave y nuevas obligaciones bajo VeriFactu
Con la entrada en vigor de VeriFactu, los bares enfrentarán varios cambios importantes en su gestión diaria de la facturación.
Estos cambios representan un desafío para los bares, que posiblemente deban invertir en nuevas soluciones de gestión o actualizar las existentes para adecuarse a las exigencias de VeriFactu.
A la vez, brindan ciertas ventajas a largo plazo. Por ejemplo, este tipo de software puede simplificar enormemente la gestión tributaria de los bares.
Digitalización obligatoria de las ventas
Será imprescindible registrar cada consumición o venta en un formato digital homologado. Los bares deben adaptar sus sistemas de facturación para generar un registro digital de cada transacción que realizan. Esto significa que ya no se podrán hacer facturas o tickets en Word, Excel, ni a mano, sino a través de un programa de facturación certificado por Hacienda.
Cada factura o ticket generado deberá contener la etiqueta “VeriFactu” en su encabezado, junto con un código QR y un código alfanumérico identificativo único.
Integridad y trazabilidad de las facturas
Los registros digitales deben ser inalterables. Una vez emitida una factura, el sistema no debe permitir modificarla. Esto garantiza que no haya manipulaciones posteriores de datos de venta.
La única forma de hacer modificaciones en la contabilidad será mediante facturas rectificativas.
El software utilizado tiene que cumplir con requisitos técnicos precisos para asegurar la inalterabilidad, legibilidad, conservación y trazabilidad de los registros.
Comunicación con Hacienda
Los sistemas de facturación, contabilidad o gestión deben permitir la transmisión automática o en tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria. Muchas herramientas de facturación enviarán cada registro de venta directamente a Hacienda de forma inmediata. No obstante, por ahora, no será obligatorio emplear esta función (es decir, enviar las facturas a Hacienda en tiempo real), no obstante, el software que utilices sí debe permitirlo.
Lo que sí será obligatorio es conservar los registros y tenerlos accesibles digitalmente para cuando Hacienda los solicite.
En cualquier caso, los bares deberán enviar periódicamente (o permitir el acceso a) los datos de facturación a Hacienda de forma segura, ya sea automáticamente vía software o mediante la presentación de libros de registro electrónicos cuando se requiera.
Sanciones por incumplimiento
La normativa prevé multas severas para quien no la cumpla. Usar un software de facturación, contabilidad o gestión que no cumpla con VeriFactu (por ejemplo, programas que permitan borrar ventas o llevar doble contabilidad) puede conllevar una multa de hasta 50.000 € por cada solución no homologada y por cada año en que se hayan empleado, es decir, la severidad de las sanciones es muy, muy significativa.
Así, es fundamental adoptar un sistema de gestión válido; de lo contrario, además del riesgo fiscal, podrías enfrentarte a penalizaciones económicas muy elevadas.
Pasos para adaptar tu bar a VeriFactu
En realidad, adaptarse a VeriFactu no es en absoluto difícil. Únicamente tendrás que seguir una serie de sencillas prácticas iniciales. Siguiendo los pasos que vamos a describir a continuación, tu bar podrá llegar a las fechas límites con los deberes hechos.
Informarse
Lo primero es recabar toda la información más importante al respecto para que sepas bien en qué consisten las nuevas normativas y cuáles son las distintas obligaciones. Para ello, puedes leer nuestros artículos y guías sobre VeriFactu, pero también te aconsejamos que obtengas asesoramiento personalizado.
Por ejemplo, puedes ponerte en contacto por teléfono con la Agencia Tributaria o puedes contratar una sesión de consultoría con algún gestor o abogado.
En general, todas las empresas y autónomos que emiten facturas están obligados, salvo muy contadas excepciones. Un bar típico (hostelería) entra claramente en la obligación.
Sustituir los sistemas no homologados (Excel, facturas manuales, cajas registradoras, etc):
Si tu bar aún usa herramientas ofimáticas (hojas de cálculo, procesadores de texto) o cajas registradoras antiguas sin software de gestión fiscal, debes planificar su sustitución. Ya no estará permitido emitir facturas en Excel, Word, PDF u otros medios no certificados.
Tampoco puedes utilizar soluciones de gestión de la contabilidad (por ejemplo, cajas registradoras) que no cumplan con los requisitos de funcionamiento de VeriFactu.
Nuestro consejo es que, en lugar de las anticuadas cajas registradoras, utilices un sistema TPV como el de helloCash.
Puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro TPV para bares aquí.
Elegir un software de facturación certificado
Este es el paso más crítico. Debes elegir una solución que cumpla con todos los requisitos de funcionamiento establecidos en la ley, y que puedes ver en nuestros otros artículos, por ejemplo, en nuestra guía completa sobre VeriFactu o en nuestro artículo sobre preguntas frecuentes sobre el Reglamento VeriFactu.
Al buscar opciones, verifica que el proveedor mantenga su software actualizado regularmente y, sobre todo, que este cumpla con VeriFactu.
Hacienda pondrá a disposición un software gratuito básico, pero es limitado y poco amigable para el usuario (por ejemplo, ni siquiera tiene soporte técnico). Lo más recomendable es optar por un proveedor privado homologado.
Al elegir, considera también factores como: facilidad de uso, soporte, si es específico para hostelería, coste (algunos, como helloCash, ofrecen un plan gratuito y tienen precios muy competitivos) y que incluya las funcionalidades requeridas (por ejemplo, numeración correlativa de facturas, generación de códigos QR, conexión o exportación de datos para Hacienda, etc).
A este respecto, nuestra recomendación es que elijas helloCash, ya que:
- Posee una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver nuestros planes y precios aquí).
- Es extremadamente sencillo y fácil de usar.
- No requiere ningún tipo de descarga o configuración complicada; se utiliza desde el navegador, desde nuestra propia web. Para tablets y móviles, disponemos de una app que se instala como cualquier otra, en segundos.
- Posee múltiples y potentes funcionalidades (puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro TPV para bares aquí).
- Emplea tecnología cloud: todos tus dispositivos estarán siempre conectados entre ellos, y la información y gestión estarán siempre centralizadas.
- Y mucho más.
Antes de elegir un software TPV para tu bar, pruébalo
Antes de decantarte por ninguna opción en concreto, pruébala (por cierto, recuerda que puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro TPV para bares aquí).
Mira cómo es por dentro, si te resulta suficientemente fácil e intuitiva, qué funcionalidades tiene, si estas te sirven, entre otros.
Probar helloCash es muy fácil y rápido, ya que no tienes que descargar ni que instalar nada; basta con crearte una cuenta en nuestra web e iniciar sesión; como hemos comentado, el software se utiliza desde nuestra web.
Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es nuestro software por dentro. Es gratis, no hay ningún tipo de compromiso, no se requiere tarjeta y te llevará menos de 2 minutos. Para ello, haz clic en el enlace de debajo:
Prueba helloCash – Crea una cuenta en menos de 2 minutos.
Instalar y configurar el sistema
Una vez seleccionado el software, hay que implementarlo en el bar.
En muchas opciones de software TPV que existen, tendrás que llamar a un técnico del proveedor para ello o bien instalarlo tú mismo de forma manual en todos los dispositivos en los que lo vayas a usar, uno por uno.
Con helloCash, bastará con que accedas a nuestra web e inicies sesión desde ella; el software se utiliza desde nuestra web, sin necesidad de descargas. Sí, es así de fácil.
Posteriormente, tendrás que realizar la configuración inicial:
- Indicar los artículos o servicios que vendes (tu stock).
- El precio e impuestos aplicables a cada cosa.
- Conectar el datáfono / lector de tarjetas.
- Añadir la información fiscal de tu negocio (para que aparezca en los tickets).
- Otros.
Puedes ver una guía completa sobre los pasos iniciales para configurar el software de helloCash aquí; es muy sencillo.
Formar al personal y ajustar procesos
Todo el equipo del bar (dueños, encargados de caja, camareros que facturen) debe familiarizarse con el nuevo sistema. Te recomendamos capacitar al personal en cómo emitir correctamente las facturas o tickets con el software (por ejemplo, seleccionar bien cada producto en el TPV para que quede registrado, cómo anular una venta si es necesario dejando trazabilidad, etc.).
Al inicio, puede ser útil llevar un doble control (sistema nuevo y antiguo) unos días para asegurarse de que el nuevo método se domina antes de la fecha obligatoria.
También te aconsejamos que informes a tus empleados sobre las nuevas normativas que han entrado en vigor y sobre cómo han modificado la forma en la que se debe facturar; qué obligaciones deberán cumplir.
Conservar y revisar los registros
Esto no es algo exclusivo de las nuevas normativas: deberás almacenar todos los registros de facturación y todas las facturas, ya sea digital o físicamente, durante, al menos, 5 años.
Antes de dar de baja tu solución actual, asegúrate de descargar todos los registros y de conservarlos en algún lugar seguro. Por ejemplo, podrías enviártelos a tu propio correo o almacenarlos en Google Drive.
Conclusión
Adaptarse a VeriFactu puede parecer un reto al principio, pero, en realidad, el proceso es más sencillo de lo que parece. Además, todavía tienes un año (al menos, desde la fecha en la que escribimos esto) para adaptarte a todas las normativas.
Si quieres evitarte complicaciones y poder dormir tranquilo, nuestra recomendación es que elijas helloCash.
En helloCash, trabajamos continuamente para mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos. Además, tú no tendrás que preocuparte de nada, nuestro software se actualiza de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada.
Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es el software por dentro. Para ello, haz clic en el enlace de debajo:
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.