El sistema TPV es un pilar fundamental de la facturación de cualquier negocio y, por tanto, un elemento más a auditar por parte de Hacienda, al menos, la información registrada y almacenada por este. Si Hacienda te hace un requerimiento de esta información, es posible que esto se deba a que quieren analizar todas tus transacciones para asegurarse de que los ingresos reportados por tu parte son correctos y de que no has cometido ninguna ilegalidad o fraude.
Además, en los últimos años se han introducido una serie de normativas que han modificado sustancialmente la forma de facturar y operar de los negocios. Estos son la Ley Antifraude 11/2021 y su reglamento, el Reglamento VeriFactu, además de la Ley Crea y Crece.
Estas normativas obligan a los negocios, entre otros, a que los sistemas TPV que utilicen cumplan con ciertos requisitos de funcionamiento técnico (de lo contrario, las sanciones podrían ser de hasta más de 50.000 euros) o a emplear la factura electrónica en todas las operaciones con autónomos y/o empresas.
Así, otro motivo de inspección o sanción es el TPV per se que utilices.
En este artículo, veremos cómo afrontar una sanción, qué pasa si Hacienda realiza una inspección de tu TPV, que dice la ley y mucho más.
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Qué hacer si Hacienda inspecciona nuestro TPV – Índice
- ¿Cuándo hace Hacienda una inspección sobre los pagos y transacciones registrados en el TPV?
- ¿Se solicita el número TPV en una inspección de Hacienda?
- ¿Qué solicitará Hacienda durante una inspección?
- Obligaciones fiscales de los comercios que se verificarán en una inspección de Hacienda.
- Obligaciones de los comercios en lo referente a los sistemas TPV que se verificarán en una inspección de Hacienda.
- Consecuencias y sanciones.
- Tus derechos y obligaciones ante una inspección de Hacienda.
- Qué hacer después de una inspección.
- ¿Qué software TPV utilizar?
- Conclusión.
¿Cuándo hace Hacienda una inspección sobre los pagos y transacciones registrados en el TPV?
Hacienda puede revisar los registros del TPV cuando detecta posibles inconsistencias o indicios de fraude fiscal, ya sea de forma aleatoria o como resultado de sus análisis de riesgo. También puede realizar una inspección si detecta alguna inconsistencia entre tus ingresos reportados a Hacienda y cualquiera otra de sus fuentes de información sobre ti y tu situación financiera.
Algunas ejemplos de estas inconsistencias podrían ser, por ejemplo, que recibas muchos pagos en tu cuenta bancaria pero que hayas declarado mucho menos del total de las cuantías que hayas recibido, que hayas tenido un incremento patrimonial que no sea en absoluto coherente con tus beneficios reportados a Hacienda, entre otros.
Además, la normativa permite que se inspeccionen las operaciones correspondientes a hasta cuatro años anteriores al año en curso. De hecho, la Ley te obliga a mantener todas las facturas y registros de facturación por hasta 5 años.
¿Se solicita el número TPV en una inspección de Hacienda?
Sí, durante una inspección de Hacienda pueden solicitarte el número de TPV o cualquier dato identificativo sobre el mismo. Esto se hace para poder identificar y cotejar las transacciones registradas en el terminal con los ingresos que has declarado.
También puede hacerse con el objetivo de verificar que el sistema TPV que utilizas cumple con todos los requisitos técnicos de funcionamiento dispuestos en La Ley Antifraude 11/2021 y en el Reglamento VeriFactu.
Es fundamental que mantengas toda la documentación y los registros actualizados, de modo que puedas justificar cada operación en caso de requerimiento.
¿Qué solicitará Hacienda durante una inspección?
Durante una inspección de Hacienda, la Agencia Tributaria puede solicitar una serie de documentos clave para comprobar que los ingresos declarados por el negocio coinciden con las transacciones procesadas a través del Terminal de Punto de Venta (TPV).
El objetivo de estas inspecciones es detectar posibles irregularidades fiscales y garantizar que los impuestos correspondientes han sido correctamente declarados y pagados.
Además, debido a las nuevas obligaciones introducidas con La Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu, el TPV es un objeto de inspección per se; Hacienda comprobará que el software TPV que utilices cumpla con todos los requisitos de funcionamiento técnico estipulados en las normativas. Si no cumple con estos requisitos, podrías ser duramente sancionado.
En general, durante una inspección, Hacienda solicitará lo siguiente:
- Libros contables y registros oficiales: Libros diarios, mayores y registros específicos (por ejemplo, de IVA) que documenten todas las operaciones.
- Facturas de ventas y compras: Documentación que respalde los ingresos y gastos, permitiendo cotejar la información declarada. En el caso de las facturas de gastos, tendrás te pedirán las facturas electrónicas de las mismas (siempre que provengan de servicios realizados por otros autónomos o empresas) una vez que la obligatoriedad del uso de la factura electrónica haya entrado en vigor. Si no has utilizado facturas electrónicas cuando es debido, podrías ser sancionado. En el caso de los ingresos, se te pedirán facturas o facturas simplificadas (es decir, tickets de compra). Recuerda que debes conservar todos los registros de facturación y facturas por hasta 5 años (más o menos dependiendo de varios factores).
- Declaraciones y autoliquidaciones de impuestos: Incluyen las declaraciones periódicas de IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades, entre otros.
- Extractos bancarios y documentación financiera: Para verificar los movimientos y saldos que respalden la actividad del negocio.
- Nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social: En el caso de tener empleados, es esencial justificar la gestión laboral.
- Contratos y otros documentos: Cualquier otro documento que acredite transacciones o relaciones comerciales relevantes.
Obligaciones fiscales de los comercios que se verificarán en una inspección de Hacienda
Los comercios tienen una serie de obligaciones de cara a Hacienda y en lo referente a su forma de gestionar la facturación, hasta ahora, las más importantes eran:
- Emisión de tickets o facturas: Cada operación comercial realizada a través del TPV debe estar reflejada mediante la emisión de un ticket o factura, cumpliendo con los requisitos formales exigidos por la normativa fiscal (como la identificación del emisor, descripción de los bienes o servicios, importe, IVA, etc.). Además, los comercios tienen la obligación de ofrecer el ticket de compra a los clientes o la copia del recibo de pago.
- Conservación de datos: La normativa suele exigir la conservación de los registros (tickets, facturas y datos asociados) durante un periodo determinado (5 años), en formato físico o digital.
- Comunicación periódica con la Agencia Tributaria: En ciertos casos, puede ser obligatorio remitir información periódica (diaria, semanal o mensual) a la administración tributaria.
- Cumplimiento de las Obligaciones Fiscales: Como los pagos de IVA e IRPF correspondientes y los modelos y documentos pertinentes (libros contables, modelos 100 e IRPF, modelo 390 para IVA, entre otros).
Obligaciones de los comercios en lo referente a los sistemas TPV que se verificarán en una inspección de Hacienda
Además, con la entrada en vigor de la Ley Antifraude y el Reglamento VeriFactu, los comercios deben cumplir una serie de obligaciones específicas en cuanto a la utilización y registro de sus TPV (terminales de punto de venta).
1. Certificación y homologación del TPV
Los dispositivos y el software empleado en los TPV deben estar certificados y homologados por parte de terceros autorizados conforme a los estándares establecidos por las normativas.
En este proceso de homologación, la empresa certificadora comprueba que el software cumple con todos los requisitos de funcionamiento técnico introducidos en la Ley y con todas las normativas introducidas.
No te preocupes, como dueño del negocio, tú no tienes que homologar nada ni que homologar la solución de contabilidad que utilices, es el propio proveedor de software quien está obligado a homologar su solución, es decir, la empresa que te ha vendido la solución TPV.
No obstante, si utilizas una solución no homologada, podrías ser sancionado con hasta 50.000 euros por cada solución no homologada que hayas utilizado y por cada año fiscal en que las hayas utilizado de estas nuevas obligaciones.
2. Registro y conservación de la información
Toda la información generada por el TPV (facturas, tickets, operaciones de venta, etc.) debe almacenarse de forma segura y durante el periodo establecido (generalmente 5 años), facilitando su consulta en caso de inspección por parte de Hacienda.
Además, es obligatorio que los datos no puedan ser modificados o eliminados sin que quede un registro de la acción, lo cual asegura la integridad de la información fiscal.
Además, con la introducción de las nuevas normativas, será obligatorio que el software TPV incluya la posibilidad de enviar automáticamente todos los registros de facturación a Hacienda mediante un protocolo de envío de datos concreto.
Estos son algunos de los requisitos de funcionamiento técnico que el software TPV que utilices debe cumplir.
3. Transparencia y emisión de facturas
Los comercios deben emitir facturas completas y detalladas que incluyan todos los datos requeridos (identificación del comercio, descripción de la operación, importe, etc). Las facturas de compra (tickets de compra) también deben seguir un formato determinado e incluir ciertos campos mínimos.
4. Actualización y mantenimiento del sistema
El software del TPV debe mantenerse actualizado para cumplir con las últimas disposiciones legales y normativas técnicas, garantizando siempre el cumplimiento de la Ley Antifraude y el Reglamento VeriFactu.
Consecuencias y sanciones
El incumplimiento de las leyes puede acarrear sanciones significativas, que van desde multas económicas hasta la inhabilitación para emitir facturas válidas a efectos fiscales.
El tamaño de la sanción y las consecuencias dependerán de las normativas que el comercio se haya saltado.
Por ejemplo, en lo referente al uso de la factura electrónica, introducida con La Ley Crea y Crece, las sanciones pueden ascender hasta 6000 euros por el incorrecto registro y almacenamiento de las facturas electrónicas y hasta 3000 euros por cada una de las facturas electrónicas que no se hayan emitido de forma correcta.
Si utilizas una solución de TPV que no cumpla con los requisitos técnicos introducidos en La Ley Antifraude y en el Reglamento VeriFactu, la sanción podría ser de hasta 50.000 euros por cada año fiscal (desde la introducción de esta obligación) en que hayas utilizado esta solución y por la cantidad de soluciones no homologadas que hayas utilizado.
Tus derechos y obligaciones ante una inspección de Hacienda
Incluso hasta en una inspección de Hacienda, tendrás ciertos derechos, aunque también algunas obligaciones:
- Derecho a la información: Puedes solicitar una explicación clara de los motivos de la inspección y qué aspectos se van a revisar. También tienes derecho a estar informado del estado de tu expediente. En adición, tienes derecho a conocer qué información tiene Hacienda de ti en todo momento.
- Derecho a la privacidad: Hacienda no tiene permitido revisar tus dispositivos electrónicos si ello implica violar derechos fundamentales, como el derecho a la intimidad personal y familiar.
- Derecho a la asistencia profesional: Tienes derecho a recibir asistencia y apoyo de un asesor fiscal o abogado que pueda acompañarte durante la inspección y ofrecerte una interpretación adecuada de las normativas.
- Derecho a presentar alegaciones: En caso de que no estés de acuerdo con los resultados de la inspección de Hacienda.
- Obligación de colaboración: Tienes la obligación de cooperar con el inspector y de comparecer ante el inspector si lo requiere. Si tienes empleados, el inspector tiene el derecho de hablar con ellos y de hacerles las preguntas que considere pertinentes.
Qué hacer después de una inspección
Después de una inspección, si se detectan discrepancias entre lo declarado por el contribuyente y los hallazgos del inspector, Hacienda elaborará un acta que recoge estas diferencias.
El contribuyente puede aportar pruebas para aclararlas, pero si estas no subsanan las discrepancias, la consecuencia es que “se regularizará la situación tributaria”, es decir, que Hacienda impondrá multas y sanciones según la gravedad del incumplimiento.
Posteriormente, se notificará al dueño del negocio sobre las conclusiones y las sanciones impuestas.
¿Y si no estoy de acuerdo con los resultados de la inspección?
Si no estás de acuerdo con los resultados de la inspección y con las sanciones impuestas por Hacienda, puedes recurrir. Para ello, deberás presentar un recurso de reposición o una reclamación económico-administrativa, siempre respetando los plazos establecidos. Durante la revisión se evalúan los argumentos y pruebas presentadas, pudiendo confirmar, modificar o revocar las sanciones iniciales.
- Recurso de reposición: Es el primer paso y se presenta ante la misma autoridad que emitió la sanción. Aquí se solicita la revisión de la decisión administrativa, aportando argumentos y pruebas que puedan llevar a modificar o revocar la sanción.
- Reclamación económico-administrativa: Si el recurso de reposición no resulta favorable o se prefiere una vía judicial, se presenta este recurso ante el tribunal competente. En este caso, un órgano especializado evaluará de manera imparcial los argumentos y pruebas para confirmar, modificar o anular la sanción impuesta.
Ten en cuenta que Hacienda, usualmente, ofrece un descuento importante en la sanción si no recurres y si la abonas dentro de ciertos plazos.
¿Qué software TPV utilizar?
Así pues, es fundamental que utilices software TPV que cumpla con todas las normativas antifraude. De lo contrario, podrías enfrentar serias severas sanciones.
El sistema TPV que utilices debe estar homologado, debe cumplir con todos los requisitos de funcionamiento técnico introducidos en el Reglamento VeriFactu y, además, debe permitirte recibir y emitir facturas electrónicas.
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Conclusión
Cumplir con las normativas fiscales y antifraude es de gran importancia para evitar severas sanciones.
La Agencia Tributaria puede enviar una inspección para examinar los registros de tu TPV y la contabilidad de tu negocio en general en cualquier momento, revisando desde los ingresos registrados hasta la legalidad del software que utilizas. Por ello, contar con un sistema TPV homologado y actualizado es más importante que nunca.
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