Si eres dueño de una empresa de limpieza local, sabes perfectamente lo grande que puede llegar a ser el impacto de la gestión en los beneficios y la rentabilidad del negocio.
En los negocios de servicios, la gestión adecuada del personal es mucho más decisiva para el éxito que en los negocios de venta al por menor, ya que la calidad del servicio ofrecido y el margen de cada servicio dependen de forma mucho más directa de tus empleados.
En este artículo, veremos formas y mejores prácticas para gestionar una empresa de limpieza, haciendo especial énfasis en las soluciones tecnológicas de gestión a utilizar.
Gestionar una empresa de limpieza: Paso a paso
- ¿Cómo se administra una empresa de limpieza?
- Planificación.
- Estructura organizativa.
- Gestión financiera y facturación.
- Recursos humanos.
- Otros.
- Conclusión.
¿Cómo se administra una empresa de limpieza?
La administración de una empresa de limpieza requiere una combinación de habilidades gerenciales, financieras y operativas. Gestionar una empresa de limpieza (o casi cualquier otro tipo de empresa) en general, consiste en planificar y distribuir correctamente los recursos disponibles para garantizar la eficiencia y la eficacia en la prestación de servicios.
Esto incluye factores como la gestión del personal, la facturación o la gestión de clientes, entre otros.
Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de administrar una empresa de limpieza, son:
1. Planificación
Al iniciar cualquier negocio, uno de los pasos más importantes es la definición de la visión, misión, objetivos, el público objetivo o nicho, los servicios a ofrecer, entre otros aspectos.
Una planificación efectiva y eficiente debe estar alineada con las necesidades y demandas del mercado, también con la misión, visión y objetivos de la empresa, asegurando que todos los esfuerzos estén dirigidos en una dirección concreta.
Así, la fase de planificación incluye aspectos como la definición del nicho de mercado, del público objetivo, el estudio de la competencia, la definición de los servicios a ofrecer (y el por qué se ofrecerán, es decir, si se ofrecerán por alguna razón de marketing / negocio concreta), entre otros
- Identificación del nicho de mercado y segmentación del público objetivo.
- Estudio de la competencia y diferenciación del servicio.
- Definición de los servicios específicos (limpieza industrial, comercial, residencial, entre otros).
- Creación de un plan de negocios que contemple objetivos a corto, mediano y largo plazo.
2. Estructura organizativa
La estructura organizativa de cualquier empresa o negocio depende, en gran medida, de la cantidad de trabajadores y el volumen de facturación. La mayoría de empresas de limpieza de tamaño medio deberían contar con un gerente, supervisores (al menos, uno o dos) y personal operativo.
La gestión de la empresa debe contar con un gerente general que supervise todas las operaciones y que se encargue de la gestión general del negocio. El gerente será el encargado de tomar decisiones clave, gestionar el presupuesto y liderar el equipo hacia los objetivos establecidos en el plan de negocios.
Su labor es asegurarse de que todos los departamentos estén alineados y que los recursos se utilicen de manera eficiente, entre otros. Otras de sus funciones incluyen la adquisición de clientes (clientes grandes), la formalización de acuerdos con otras entidades, la optimización de procesos, entre otros.
A nivel operativo, es importante contar con supervisores que coordinen y gestionen a los equipos de limpieza (es decir, al personal operativo per se). Los supervisores se encargan de asignar tareas específicas, asegurarse de que se cumplan los tiempos de trabajo y que el servicio de limpieza se realice conforme a los estándares de calidad de la empresa.
Por último, cualquier negocio requiere de personal operativo, en este caso, serían los limpiadores.
Si tu empresa tiene una cantidad elevada de trabajadores o colaboradores, contar con un equipo administrativo podría terminar siendo necesario. Por ejemplo, para llevar a cabo tareas como la gestión de recursos, la contratación de nuevo personal y el control de calidad de los servicios. Este equipo también se encargará de la parte administrativa, como la facturación, el seguimiento de pagos y el mantenimiento de registros.
En resumidas cuentas, la mayoría de empresas de limpieza deberán contar con los siguientes departamentos y tipos de empleados o colaboradores:
- Un gerente general que supervise todas las operaciones.
- Supervisores encargados de coordinar equipos de trabajo.
- Personal operativo con roles definidos según su experiencia y capacitación.
- Un equipo administrativo para la gestión de recursos, contrataciones y control de calidad.
Otros aspectos como el marketing o incluso las ventas pueden ser externalizados.
3. Gestión financiera y facturación
El pilar del control financiero y administrativo de un negocio es el control de los ingresos y de los egresos. Para ello, la mayoría de empresas utilizan software de contabilidad, facturación o gestión.
Lo ideal es utilizar una única herramienta que aglutine en el mismo sitio los distintos aspectos de la gestión, facturación y contabilidad de un negocio, o distintas herramientas integradas entre ellas (si el tamaño de tu empresa y tus operaciones es considerable y tus verticales de ventas están muy fragmentadas), por ejemplo, un software de gestión TPV integrado con un software de facturación como holded.
Cuidado con esto: Evita sanciones de hasta 50.000 euros
Si eres emprendedor o dueño de un negocio, es probable que hayas escuchado hablar de los nuevos cambios normativos que han entrado en vigor en los últimos años sobre la forma de facturar de autónomos y empresas.
Con la aprobación de la Ley Antifraude 11/2021, de su reglamento, el conocido popularmente como Reglamento VeriFactu, y de la Ley Crea y Crece, se han introducido modificaciones sustanciales en la forma de facturar de los negocios.
Algunas de las más importantes son las siguientes:
- Si utilizas software de contabilidad, facturación o gestión, (cualquier software con capacidad de procesar pagos y emitir facturas) este deberá cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento técnico. Si utilizas software que no cumpla con estos requisitos, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros.
- La factura electrónica pasará a ser obligatoria en operaciones B2B (es decir, en operaciones entre negocios/empresas/autónomos).
- Todas las facturas deberán ser verificables.
Es crucial que adoptes soluciones de gestión que cumplan con todas las nuevas normativas. De lo contrario, como hemos visto, podrías ser sancionado. Y, sí, la sanción recaería sobre ti.
¿Qué software elegir?
Si tus clientes son particulares y estos pagan por tus servicios principalmente con tarjeta (por ejemplo, mediante un datáfono), nuestra recomendación es que utilices helloCash.
helloCash es un software TPV para negocios locales, que te permitirá “automatizar” ciertos aspectos de tu contabilidad diaria (por ejemplo, el cierre de caja), almacenar y gestionar facturas digitalmente, almacenar y gestionar datos de clientes, gestionar citas y la agenda del negocio (gracias a nuestra app para agendar citas), hacer email marketing, procesar pagos con tarjeta, entre otros.
Podrás utilizar helloCash en cualquier dispositivo; ordenadores, móviles y tablets.
Además, todos los dispositivos en los que utilices el software estarán interconectados entre ellos (helloCash emplea tecnología cloud). Si tienes varios empleados que atienden a tus clientes (particulares) en sus casas y procesan el pago después de cada servicio, en las propias casas de los clientes, la ventaja que tendrás con helloCash es que toda está información estará siempre centralizada y todos estos dispositivos estarán siempre interconectados.
Lo mejor de todo es que no tienes que realizar ningún tipo de descarga o configuración compleja. helloCash se utiliza desde el propio navegador, iniciando sesión en nuestra web; no hay que descargar nada. No obstante, para apps y móviles disponemos de una app.
Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es el software por dentro. Para ello, haz clic en el enlace de debajo:
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4. Recursos humanos
El personal de limpieza es uno de los activos más importantes de la empresa. No obstante, este activo debe ser gestionado de forma adecuada para poder explotar todo su potencial.
Lo que las empresas del sector suelen hacer para gestionar al personal de forma efectiva, además de tener procesos de contratación muy bien desarrollados y muy eficaces (en muchas ocasiones suelen externalizarlos), es implementar programas de formación continua, que usualmente cubren tanto técnicas de limpieza como seguridad laboral, lo que asegura que los empleados sigan procedimientos adecuados para realizar su trabajo de forma eficiente y segura.
Un buen sistema de incentivos y beneficios ayuda a reducir la rotación. Por ejemplo, puedes ofrecer bonificaciones por buen desempeño, días de descanso u otros incentivos que aumenten la motivación y fidelidad de los empleados.
La optimización de las rutas y de los tiempos a emplear en cada cliente de cada ruta definida es otro factor clave que impactará a la rentabilidad de tu negocio de forma muy directa.
Diseñar rutas no es algo sencillo, no obstante, existe software diseñado específicamente para ello. Además, puedes ayudarte de chat-gpt y otras herramientas de IA. Te ahorrarán decenas y decenas de horas de creación y revisión de rutas.
Respecto a los horarios, muchas empresas de limpieza implementan horarios de trabajo flexibles o turnos rotativos, lo que ayuda a gestionar mejor la disponibilidad de los empleados y reducir el estrés laboral.
5. Otros
Además de los factores que hemos analizado, existen muchas más áreas importantes en las empresas de limpieza (y, en general, en cualquier empresa) que no deben descuidarse. Por ejemplo, el marketing, la captación de clientes y la gestión de clientes en general.
El marketing abarca desde las acciones digitales que se vayan a llevar a cabo para adquirir o fidelizar clientes hasta la ubicación de las oficinas de la empresa, su logo, su tono de voz, entre otros.
Para un negocio de limpieza, las formas más eficientes y rápidas de conseguir clientes suelen ser:
- Portales de anuncios clasificados como Milanuncios o Wallapop.
- Google My Business.
- La publicidad digital (tanto en redes sociales como en Google).
Ofrecer incentivos como descuentos o beneficios a quienes recomienden los servicios es una excelente estrategia para llegar a más personas y conseguir nuevos clientes. Las ofertas especiales para clientes nuevos o programas de fidelización para los clientes recurrentes también son herramientas interesantes.
La gestión de relaciones con los clientes (CRM) desde que contactan contigo hasta la postventa es importante para optimizar la comunicación y mantener la lealtad del cliente.
Para gestionar clientes, el tipo de software que suelen utilizar las empresas es el CRM. Si eres una empresa o negocio pequeño que trabaja principalmente con particulares, helloCash puede ser una opción bastante interesante para ti, ya que, además de incluir funciones de gestión, contabilidad y facturación, también incluye funcionalidades de CRM.
Conclusión
Gestionar una empresa de limpieza requiere una combinación de planificación estratégica, organización interna, tecnología y ejecución eficiente.
Factores como la administración del personal, la definición de una estructura organizativa adecuada o la elección de las tecnologías apropiadas jugarán un papel decisivo, de hecho, tendrán un impacto directo e importante en tus márgenes y tus beneficios.
En función de tu músculo financiero y del tamaño de tu empresa, podría interesarte contratar a tus trabajadores productivos (es decir, al personal de limpieza) o podría interesarte más tenerlos como colaboradores (es decir, como autónomos). Todas estas son cuestiones importantes que tendrás que definir en tu estructura organizativa.
Ten en cuenta que contratar a alguien como trabajador siempre implica más riesgos que recurrir a colaboradores autónomos.
Otros aspectos como la gestión de recursos humanos (al menos, ciertos aspectos, como por ejemplo el reclutamiento y selección de personal), el marketing o la captación de clientes pueden ser externalizados.
Si la mayoría de tus clientes van a ser particulares, nuestra recomendación es que utilices helloCash como el software de gestión de tu empresa.
Como hemos comentado anteriormente, helloCash es un software TPV diseñado para pequeños negocios que operan con el consumidor final, es decir, con particulares.
Te permitirá hacer una gran cantidad de cosas, ya que incluye funcionalidades de todo tipo, desde gestión de recursos humanos hasta gestión de clientes, facturación, contabilidad, entre otros.
Con helloCash, todos tus dispositivos estarán siempre interconectados, ya que emplea tecnología cloud. Toda tu información y gestión estarán siempre centralizadas.
Además, las actualizaciones son automáticas, tú no tendrás que hacer nada ni que preocuparte por nada.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.