7 Soluciones informáticas para el comercio

La transformación digital del sector privado es una de las prioridades de la Unión Europea. Para los comercios locales, es de especial importancia, ya que deben competir en un mercado en el que la eficiencia operativa, la adquisición de clientes, la personalización del servicio y la adaptabilidad son factores clave para el éxito. 

La implementación de soluciones informáticas permite automatizar procesos y reducir errores, abre la puerta a nuevas estrategias de marketing y formas de adquirir clientes, y facilita la creación y ejecución de estrategias de fidelización. 

En este artículo, veremos las distintas soluciones informáticas para el comercio que existen, por qué son importantes y cómo pueden ayudarte.

Es posible que tengas miedo de posibles “barreras tecnológicas”, que pienses que no tienes los conocimientos suficientes o que digitalizarse cuesta mucho dinero.

No te preocupes. En este artículo, vamos a ver únicamente aquellas soluciones que son económicas, fáciles de usar y que no te va a costar casi nada implementarlas.

Además, también te recomendamos que le eches un ojo a estos otros artículos:

• Cómo digitalizar tu negocio: Vemos qué se necesita exactamente para digitalizar un negocio, cómo empezar el proceso de digitalización, qué implicaciones hay, entre otros. También vemos recomendaciones de software TPV que podrías utilizar para agilizar los procesos de tu comercio (y por qué utilizar los que recomendamos).
• Cómo facturar en un negocio pequeño: Vemos qué obligaciones se han introducido sobre la facturación en los últimos años, qué factores deben tener en cuenta los pequeños comercios para gestionar su facturación, y qué software de facturación y gestión comercial emplear.
• Software VeriFactu gratis: Te explicamos qué es VeriFactu, qué tienes que tener en cuenta con la introducción de las obligaciones estipuladas con la Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu, y qué software TPV deberás utilizar. Además, te recomendamos helloCash y te explicamos cómo es mejor que otras opciones.

Soluciones tecnológicas para el comercio – Índice

• ¿Cómo beneficia la tecnología a mi negocio?
• ¿Cómo se aplica la informática en el comercio?
• ¿Qué tipos de soluciones tecnológicas existen?
• Conclusión: ¿Cuál es el mejor software para administrar un negocio?

¿Cómo beneficia la tecnología a mi negocio?

Básicamente, la tecnología beneficia tu negocio porque automatiza procesos, reduce costes y mejora la eficiencia en tareas administrativas y operativas. En resumidas cuentas, la tecnología te beneficia porque te ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Además del ahorro de tiempo y dinero, los principales beneficios de implementar tecnología en un negocio local son los siguientes:

• Eficiencia operativa: Podrás automatizar procesos y reducir errores, agilizando la gestión diaria. Por ejemplo, con helloCash, el software TPV que recomendamos, tediosas tareas como el cierre de caja diario pasarán a ser cosa de dos clics.
• Gestión, control y monitorización: Mediante la tecnología, podrás mantener un férreo control y monitorización de aspectos como el inventario. Podrás ver en todo momento cuánto stock tienes de cada cosa. Además, con helloCash, recibirás alertas cuando los niveles bajen por debajo de ciertos umbrales que predefinas. 
• Mejora en la experiencia del cliente: Con la tecnología, podrás procesar transacciones con los métodos de pago preferidos por los usuarios (por ejemplo, tarjeta o móvil) o, por ejemplo, permitir a los clientes hacer reservas o compras online. Sí, esto también lo podrás hacer con helloCash.
• Centralización de la información y la gestión: Con soluciones TPV como helloCash, podrás tener toda tu información y gestión siempre centralizadas en cualquier dispositivo y lugar, gracias al uso de tecnología TPV, es decir, gracias al hecho de que la información se almacena en Internet (en los servidores de la empresa) y no en tus dispositivos locales, lo que te permite acceder a ella en cualquier momento y lugar.
• Cumplimiento normativo: Con la introducción de La Ley Antifraude 11/2021 y del Reglamento VeriFactu, los autónomos y empresas tendrán que modificar radicalmente su forma de facturar y cumplir con una serie de obligaciones. Entre otros, deberán utilizar software homologado que cumpla con el Reglamento VeriFactu. Si utilizas software o dispositivos de gestión de la facturación y la contabilidad (por ejemplo, cajas registradoras) que no cumplen con VeriFactu, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros. Utilizar software o soluciones digitales es preferible a utilizar dispositivos físicos (cajas registradoras), más adelante veremos por que.

¿Cómo se aplica la informática en el comercio?

Principalmente, la informática y/o la digitalización se implementa en un comercio local mediante el uso de software TPV, aunque, en muchos casos, también mediante la creación de una página web y la puesta en práctica de estrategias de SEO y de publicidad digital para captar clientes.

El software TPV permite registrar ventas, automatizar procesos, controlar inventarios, emitir informes en tiempo real, entre otros.

Gracias a estos sistemas, los comercios pueden centralizar la información y reducir la dependencia de procesos manuales, lo que les permite:

• Minimizar errores.
• Ahorrar tiempo.
• Ahorrar dinero.
• Tener un mayor control sobre todo.

¿Qué son las soluciones informáticas exactamente?

Las soluciones informáticas son herramientas y sistemas tecnológicos diseñados para resolver problemas específicos o mejorar la eficiencia de los procesos dentro de una organización.

En el contexto del comercio local, la solución informática más utilizada suele ser el software TPV.

¿Qué tipos de soluciones tecnológicas existen?

Las principales soluciones tecnológicas que existen para los comercios locales son el software TPV, los sistemas de facturación digital, los CRM (herramientas de gestión de clientes), las aplicaciones de gestión de agenda, herramientas de marketing digital y gestión de redes, herramientas de creación de páginas web (por ejemplo, WordPress) y herramientas de IA.

1. Software TPV

El software TPV es el corazón de la operación diaria de cualquier comercio. Un software TPV (Terminal Punto de Venta) es una aplicación informática diseñada para gestionar y agilizar las distintas facetas de negocio de los comercios, por ejemplo, la facturación, la gestión de clientes, la contabilidad, el procesamiento de pagos, entre otros.

Su función principal es registrar transacciones, procesar pagos y administrar inventarios, pero sus capacidades van mucho más allá, integrando herramientas de gestión empresarial, análisis de datos y fidelización de clientes.

Hoy en día, podríamos decir que contar con un TPV es prácticamente obligatorio en casi cualquier establecimiento.

Cuidado con esto: Evita sanciones de hasta más de 50.000 euros

Los sistemas TPV (y las soluciones de contabilidad y procesamiento de pagos en general) deben cumplir con una serie de requisitos de funcionamiento técnico, según lo dispuesto en el Reglamento VeriFactu y la Ley Antifraude 11/2021.

Si utilizas una solución que no cumpla con estos requisitos, podrías ser sancionado severamente.

Sí, la sanción recaería sobre ti. La sanción puede ser de hasta 50.000 euros por cada solución empleada que no cumpla con dichos requisitos y por cada año en que hayan sido utilizadas desde la entrada en vigor de las nuevas obligaciones. Es decir, las sanciones podrían ser catastróficas.

Asegúrate que la solución de que la solución de contabilidad y facturación (el software TPV) que elijas cumpla con VeriFactu y con todos los requisitos de funcionamiento técnico requeridos.

Si quieres estar tranquilo, nuestra recomendación es que utilices helloCash (puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro “software VeriFactu” aquí).

En helloCash, trabajamos continuamente para mantener nuestro software siempre actualizado y al día con las cambiantes regulaciones. Tú no tendrás que preocuparte por nada, ya que todas nuestras actualizaciones se ejecutan de forma automática.

Qué podrás hacer con helloCash

helloCash es un software TPV que, entre otros, destaca por sus múltiples y potentes funcionalidades.

En adición, helloCash es muy fácil de usar y no requiere ningún tipo de conocimientos o habilidades técnicas específicas.

helloCash incluye las siguientes funcionalidades:

• Gestión de ventas y facturación: Registro de transacciones, generación de recibos y facturas personalizadas, seguimiento de ingresos y gastos con informes detallados, entre otros.
• Automatización de la contabilidad: Cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cosa de 2 clics.
• Control de inventario: Registro en tiempo real de productos disponibles, evitando faltantes o excesos de stock. Es posible configurar alertas (para recibirlas cuando los niveles de stock sean bajos).
• Gestión de clientes: Creación de una base de datos de clientes con historial de compras y herramientas para estrategias de fidelización. También es posible hacer email marketing (enviar correos promocionales, con información, entre otros) e implementar programas de fidelización.
• Accesibilidad multidispositivo: helloCash es compatible con smartphones, tablets y ordenadores. Además, emplea tecnología cloud, lo que significa que toda la información y gestión estarán siempre centralizadas; serán siempre accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. Todos los dispositivos están interconectados entre ellos.
• Informes personalizados: En solo unos pocos clics, generación de detallados informes sobre ventas, inventario y patrones de compra de los clientes, con los que tomar decisiones de negocio informadas.
• Y mucho más.

helloCash es muy fácil de usar, no requiere ningún tipo de descarga ni instalación complicada (se utiliza desde nuestra web o desde nuestra app para móviles y tablets) y cuenta con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español (puedes ver nuestros planes y precios aquí).

Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es el software por dentro. Para ello, haz clic en el enlace de debajo:

Haz clic aquí para crear una cuenta en 2 minutos.

2. Sistemas de facturación digital

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el uso de la factura electrónica en transacciones entre autónomos y empresas va a ser obligatorio. Existen soluciones de software especializadas en este ámbito; su única función, por lo general, es emitir y recibir facturas. Este tipo de software no se utiliza tanto en el ámbito del comercio local; es principalmente utilizado por otros tipos de empresas (empresas de servicios, distribuidores, entre otros).

No obstante, la introducción de la obligatoriedad del uso de la factura electrónica lo cambia todo.

Con helloCash, va a ser posible recibir y emitir facturas electrónicas según las obligaciones dispuestas en la ley. Estamos trabajando en implementar esta funcionalidad y estará lista dentro de los plazos legales dispuestos en la Ley Crea y Crece.

No obstante, no todos los software TPV disponen de esta funcionalidad. Si te decantas por un software que no te permite emitir ni gestionar facturas electrónicas, vas a estar muy limitado. Para tus transacciones con otros autónomos o empresas (por ejemplo, proveedores, agencias de marketing digital, entre otros) tendrías que pagar por otro software en paralelo. 

Con helloCash, podrás emitir y recibir todos los distintos tipos de facturas existentes, y gestionarlas en un solo lugar.

3. CRM

Los CRM (siglas en inglés de Customer Relationship Management) se utilizan en los negocios locales para gestionar y optimizar la relación con los clientes. Estas herramientas permiten almacenar información de los clientes y/o potenciales clientes, como datos de contacto, historial de compras e interacciones previas. También suelen permitir el envío de emails (automatizados o no) de forma masiva y segmentada.

En general, sirven para gestionar clientes, almacenar su información y mejorar la comunicación con ellos mediante recordatorios, ofertas y seguimientos. Su uso ayuda a aumentar la retención, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar los procesos de venta. 

Con helloCash, no tendrás que pagar un CRM aparte. Nuestro software incluye todas las funcionalidades de CRM que necesitarás.

4. Aplicaciones de gestión de agenda

Las aplicaciones de gestión de agenda son especialmente relevantes para los negocios de servicios (peluquerías, centros de estética, salones de spa, entre otros).

Estos sistemas permiten a los clientes reservar citas de forma online. También permiten a los dueños de los negocios gestionar su agenda, enviar recordatorios de forma automatizada, entre otros. 

Algunos de los beneficios de este tipo de soluciones son los siguientes: 

• Optimización de la agenda: Permite gestionar la ocupación y evitar solapamientos o tiempos muertos.
• Mejora en la experiencia del cliente: Ofrece comodidad y rapidez en el proceso de reserva, lo que incrementa la satisfacción.
• Integración con otros sistemas: Puede enlazarse con el software TPV o el CRM para tener una visión completa de la operación.
• Ideas innovadoras: La incorporación de recordatorios automáticos vía SMS o email, así como la posibilidad de gestionar cancelaciones y reprogramaciones en tiempo real, puede facilitar aún más la relación entre el negocio y sus clientes, mejorando la eficiencia y la fidelización.

Con helloCash, no tendrás que pagar un sistema de gestión de agenda aparte ni que llevar a cabo tediosas y complicadas integraciones.

helloCash incluye funcionalidades de gestión de agenda, con las que podrás hacer todo lo que hemos descrito en este punto (y más). Puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestra App para agendar y gestionar citas aquí.

5. Herramientas de marketing digital

Incluiríamos en este grupo a todas aquellas herramientas que ayudan a planificar, ejecutar y analizar campañas de marketing online de distintos tipos.

Algunas de las más comunes, poderosas para el comercio local y accesibles, son:

• Meta Business Suite: Se trata del conjunto de herramientas de Meta, con las que podrás hacer publicidad en sus plataformas (Facebook o Instagram), gestionar Whatsapp para empresas, gestionar publicaciones en estas plataformas, entre otros. Requiere ciertos conocimientos técnicos mínimos.
• Google My Business: Es una herramienta muy poderosa de Google, con la que podrás hacer que tu negocio aparezca en Google Maps y en los resultados de búsqueda de Google. Esto te permitirá conseguir clientes online. Es gratuita y es muy sencilla de utilizar, únicamente tienes que registrarte y rellenar los datos de tu negocio.
• TikTok for Business: Es la plataforma publicitaria de TikTok. Ofrece opciones para que los negocios locales lleguen a un público más amplio a través de videos cortos.
• Canva: Es una herramienta de diseño gráfico gratuita y muy fácil de usar. Con ella, podrás crear gráficos impresionantes y muy elaborados sin necesidad de tener ningún tipo de conocimiento técnico.

6. Herramientas de creación de páginas web

Existen una gran variedad de herramientas con las que podrás crear una página web para tu negocio en segundos, en muchas ocasiones de forma gratuita o casi gratuita. 

No obstante, las páginas web que es posible generar con estas herramientas suelen ser bastante deficientes en lo que al SEO se refiere (es decir, a la optimización de la web para que aparezca en los resultados de búsqueda de Google).

Además, las páginas web que te permitirá generar son muy básicas. Si quieres que sea posible hacer reservas a través de tu web o, por ejemplo, mostrar el menú de tu restaurante en tiempo real en tu web, con la mayoría de herramientas no podrás.

La herramienta de creación de páginas web más utilizada y que más flexibilidad ofrece es WordPress. No te permitirá generar una web en segundos ni de forma tan fácil como otras herramientas (además, requiere unos conocimientos técnicos mínimos), pero es, sin duda, la mejor. 

7. Herramientas de IA 

La IA ha venido para quedarse. Hay una grandísima cantidad de cosas que es posible hacer, automatizar y optimizar con la IA. En el futuro cercano será incluso posible reemplazar a empleados individuales o a equipos enteros.

Explicar todo lo que es posible hacer con la IA y ahondar en las múltiples soluciones que existen queda fuera del ámbito de este artículo.

No obstante, desde helloCash te recomendamos que empieces a utilizar ChatGPT y a familiarizarte con él. Es gratis, no tienes que descargar nada y no requiere de ningún tipo de conocimiento técnico.

Un negocio local puede aprovechar ChatGPT de múltiples maneras para agilizar su operativa y mejorar su servicio al cliente. Algunas ideas clave incluyen:

1. Atención al cliente automatizada: Integrar ChatGPT en WhatsApp, redes sociales o el sitio web para responder preguntas frecuentes sobre horarios, precios, disponibilidad de productos o servicios, reduciendo el tiempo de respuesta y mejorando la experiencia del cliente.
2. Creación de contenidos para redes sociales y blogs: Usar ChatGPT para generar textos atractivos para publicaciones en Instagram, Facebook o TikTok, redactar descripciones de productos y elaborar artículos para blogs que ayuden a mejorar el posicionamiento SEO del negocio.
3. Generación de respuestas para reseñas: Automatizar respuestas personalizadas a opiniones en Google My Business o redes sociales, mostrando agradecimiento a los comentarios positivos y manejando profesionalmente las críticas para mejorar la reputación del negocio.
4. Optimización de emails y newsletters: Redactar correos electrónicos de promoción, recordatorios de citas, campañas de fidelización y mensajes personalizados para clientes, ahorrando tiempo en la comunicación con la audiencia.
5. Capacitación y asesoría interna: Crear guías y manuales de capacitación para empleados en minutos, así como responder preguntas sobre procedimientos internos, mejorando la eficiencia operativa.
6. Traducción y comunicación multilingüe: Facilitar la interacción con clientes extranjeros traduciendo mensajes, menús, catálogos o descripciones de productos de manera automática y rápida.
7. Y mucho más.

Conclusión: ¿Cuál es el mejor software para administrar un negocio?

El mejor software para administrar un negocio es, sin duda, helloCash (al menos, uno de los mejores), ya que posee una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español, dispone de múltiples y potentes funcionalidades, tiene a un equipo de desarrollo que trabaja continuamente para mantenerlo actualizado y al día con los constantes cambios normativos, emplea tecnología cloud y, además, es muy fácil de usar e intuitivo.

Con helloCash, dispondrás de un TPV, un CRM y un sistema de gestión de agenda, todo en uno. Incorpora una gran cantidad de funcionalidades de todo tipo.

Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es el software por dentro, para ello, haz clic en el enlace de abajo:

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.

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